Werkwijze

Projectmatig aan de slag

Jouw (complexe) vraagstuk pakken we projectmatig aan. Bij projectmatig werken is duidelijkheid het toverwoord.

  • Een duidelijke opdrachtomschrijving.
  • Heldere feiten en doelen bij de start.
  • Een duidelijke rolverdeling en adequate communicatie.
  • Een realistisch stappenplan met deelresultaten en activiteiten.
  • En uiteraard: Een goed omschreven eindresultaat. 

Zo weet je vooraf wat we gaan doen en kun je achteraf toetsen of je hebt gekregen wat we hadden afgesproken. Want het gaat erom dat jij jouw beoogde doel realiseert.

Daarom kan het eindresultaat van onze werkzaamheden, oftewel de oplossing voor jouw vraag, divers zijn. Denk aan een strategiegesprek, fiscaal advies, juridische brief, financiële analyse, contract of scenarioplan.

Bewezen stappenplan

1 Kennismaking

Tijdens een persoonlijke kennismaking (telefonisch of videobellen) maken we een Quickscan van jouw vraag. We checken dan ook of er een match is, zowel persoonlijk als qua vraagstuk.

2 Afspraken maken

Hebben we een match? Dan start het werk met een scherpe formulering van jouw vraagstuk. In de opdrachtbevestiging omschrijven we dat vraagstuk, onze werkzaamheden en de daarmee gemoeide investering. Na ontvangst van de ondertekende opdrachtbevestiging gaan we aan de slag. Als we onverwacht meer werkzaamheden moeten doen, dan communiceren we daarover vooraf.

3 Van informatie naar oplossing

In deze fase verzamelen we de benodigde feiten, cijfers en andere relevante informatie. Deze informatie is bepalend voor een passende oplossing. We bespreken het overzicht kort, om er zeker van te zijn dat we samen van dezelfde fundering uitgaan. Daarna gaan we met veel plezier aan de slag om te doen waar we écht goed in zijn: het oplossen van jouw vraagstuk.

4 Toetsen van oplossingsrichting

Wanneer we een eerste concept van de oplossing klaar hebben, toetsen we dat. We checken altijd of alles 100% duidelijk is. In onze oplossingen kiezen we het liefste voor gewone taal. Het doel is namelijk dat je gemakkelijk met onze oplossing aan de slag kan. Ook kun je vragen en opmerkingen direct delen. We bespreken samen de vervolgacties en wie die gaat uitvoeren. Dit voorkomt tijd en gedoe later.

5 Finale oplossing

Vervolgens ontvang je de definitieve versie van de oplossing. We checken of je tevreden bent over onze dienstverlening. Pas daarna sluiten we dit project. Voor afgesproken vervolgwerkzaamheden starten we een nieuw project op.

Meer weten over de voordelen van onze aanpak voor jou?

Vijf succesfactoren voor projectmatig werken

iedere adviesopdracht heeft alle kenmerken van een project: een eenvoudige of complexe, eenmalige opdracht met een begin en een eind. Voor een succesvol projecten is een duidelijke organisatie, een eenduidige opdracht en een realistisch plan vereist. We geven vijf aandachtspunten waardoor projectmatig werken een stuk makkelijker wordt. Daarmee blijven de advieskosten ook beheersbaar. Je hebt dan ook een goede balans tussen investeringen (waaronder advieskosten) en de verwachte financiële resultaten.

Zichtbare en betrokken opdrachtgever
Sommige projecten ontstaan spontaan. Na verloop van tijd weet niemand meer wie eigenlijk het initiatief heeft genomen en waarom het project zo belangrijk was. Dit kun je voorkomen door altijd een opdrachtgever aan te wijzen die direct belang heeft bij het slagen van het project. Die opdrachtgever kun je ook zelf zijn. Hij/zij is ook bevoegd om het project te faciliteren, te bemensen en te financieren en om het weer op weg te helpen als er strubbelingen zijn. Die zichtbaar betrokken en actieve opdrachtgever is essentieel bij een succesvol adviestraject. 

Duidelijke opdrachtomschrijving
Je bent als opdrachtgever verantwoordelijk voor een heldere opdrachtomschrijving. Zorg samen met je adviseur ervoor dat opdracht zo snel en helder mogelijk wordt vastgelegd. Een goede opdrachtomschrijving geeft in ieder geval duidelijkheid over de volgende zaken:

  • Doel van het project: wat wil je met het project bereiken? Bijvoorbeeld: zo min mogelijk belastingheffing over jouw ondernemersinkomen. Je bent als opdrachtgever verantwoordelijk voor het doel, niet de adviseur. De adviseur helpt je wel met een scherpe doelomschrijving.
  • Projectresultaat: wat is het concrete resultaat dat aan het eind van het project wordt opgeleverd? Bijvoorbeeld: een advies hoe de belastingheffing over het ondernemersinkomen kan worden gereduceerd. Voor het opleveren van dit resultaat is de adviseur verantwoordelijk.
  • Randvoorwaarden en eisen waarbinnen de adviseur het project gaat uitvoeren. Je kunt hierbij denken aan inzet van jouw medewerkers of andere adviseurs, budget, informatievoorziening, kwaliteitseisen, doorlooptijd en andere eisen.

Wanneer bovenstaande drie punten duidelijk zijn, dan is de kans op een succesvol adviestraject het grootst.

Competente projectleider
Naast een opdrachtgever is er ook een projectleider vereist. Dat kun je zelf zijn, maar dat kan ook iemand anders zijn. Hij/zij bewaakt de dagelijkse voortgang, kwaliteit en resultaten van het adviestraject en stuurt bij waar dat nodig is. 

Gemotiveerde projectmedewerkers
Jouw ingeschakelde medewerkers en andere adviseurs zijn ongetwijfeld gemotiveerd om van het adviestraject een succes te maken. Zorg dat ze gemotiveerd blijven door hen een duidelijke afgebakende en helder omschreven opdracht te geven waar zij projectmatig aan kunnen werken.  Overleg tijdig met ze, dan voelen ze zich gehoord en gewaardeerd. Zo weten zij wat er van hen wordt verwacht en wordt je niet verrast door ongewenste wijzigingen in het adviestraject.

Realistisch projectplan
Duidelijkheid is het kernwoord. Duidelijkheid over de rolverdeling en over de opdracht. Maar ook over de aanpak. In een projectplan (en dat al op een paar A4-tjes) leg je samen met jouw medewerkers en de adviseur de aanpak en de planning vast. De basis van iedere planning is een fasering en een overzicht van alle deelresultaten en de activiteiten die daarvoor verricht moeten worden. Vervolgens is het projectmatig werken een kwestie van invullen: wie doet wat wanneer en met welk resultaat? Als je deze afspraken met elkaar maakt en vervolgens vastlegt én bewaakt, dan heb je meestal al meer dan genoeg gedaan.

Wat is jouw vraag?

Of bel ons voor een persoonlijke kennismaking.